GTD

Как-то внезапно обнаружил, что уже год пользуюсь системой управления делами, описанной Дэвидом Алленом в книге «Как привести дела в порядок» (в оригинале «Getting Things Done» или система GTD).

Началось все с того, что мне потребовался инструмент управления задачами. Сначала использовал обычные задачки, идущие в комплекте с Google Calendar, но они представляют собой обычный простой список задач и я быстро из этого инструмента вырос. Потом наткнулся на популярный в Сети сервис Remember The Milk… и практически сразу нашел книжку GTD.

Далее — как я понял и применяю систему организации дел Getting Things Done + описание сервиса, которым я для этого пользуюсь.

DOit

Итак, основная идея GTD — не держать в памяти дела. Т.е. вообще не держать. При этом дела должны быть текущие (задачи и проекты), дела относящиеся к кругу обязанностей, дела ближайших 2-3 лет, дела на пятилетнюю перспективу и дела масштаба жизни.

Первое упражнение, которое необходимо проделать — вспомнить все и записать на листы бумаги (оригинальная система, кстати говоря, бумажная!). Это действительно сложно, ведь сходу мы можем вспомнить процентов 60-70 всех дел, которыми занимались или собираемся заниматься — дела из текущих проектов и задач. Так вот, неделю или даже две надо вспоминать все-все-все свои дела — любые, планируемые, на уровне идей, на уровне хотелок, мечт и глобальных целей.

Вы когда-то хотели поехать в отпуск в Танзанию — запишите это. Вам через три года нужно обменять загранпаспорт — запишите и это дело тоже. Вырастить сына, посадить дерево, построить дом — все записывайте.

Я делал это упражнение, наверное, недели две. Результат — после того, как дело записано мозгу становится легче. До него начинает доходить, что ПОМНИТЬ об этом деле уже необязательно. Становится легче дышать, проще думать и освобождается энергия на то, чтобы дела делать.

Итак, дела мы все в одном месте собрали. Аллен называет это место — папка «Входящие» (Inbox). Любое новое дело мы первым делом записываем в эту папку. Без исключений, к этому надо привыкнуть. Любое дело попадает в папку «Входящие». В отечественной википедии, кстати, хорошо и емко описано. Рекомендую ознакомиться с краткой теорией, ну а я буду лучше описывать свой опыт с применением облачного GTD-инструмента Doit.im.

Так вот, огромное количество дел и задачек собрано в папке Inbox. Далее эти дела нужно пересмотреть и отранжировать. Принципиально важно то, что мы двигаемся строго сверху вниз, не перепрыгивая, и каждое дело, которое попадает в зону нашего внимания мы определяем и решаем. Короткие дела — делаются сразу же. Справочная информация — сохраняется или выкидывается. Дела далекой перспективы — откладываются. Самое главное, что в папку Inbox ничего не возвращается. Это — принципиальный момент.

Система DoIT предлагает по каждой задаче определить несколько разрезов, а именно определить для дела Фокус, Важность, Проект, Контекст и Цель, а также назначить ключевые слова.

Ни один из этих разделов не является обязательным. Например, я только недавно начал использовать разрез «Цель» для объединения проектов. До этого у меня вполне нормально жили цели, которые были равны проектам. Одна цель — один проект.

Итак,

1) Фокус. В первую очередь надо решить, когда я буду этим делом заниматься (мы помним, что дело на 5 минут мы сразу же сделали и забыли о нем). Для остальных же дел, которые потребуют больше 5 минут, предлагаются следующие варианты:

Today (Дела на сегодня. Сюда попадут дела, которые я запланировал на сегодняшнюю дату, а также те дела, у которых есть дата «сделать до» и она сегодня. Это самые важные мои дела — я хочу их сделать сегодня. При этом, если я что-то выбираю не делать — я выбираю это не_делать вполне осознанно и двигаю задачу на дату, когда мне нужно будет в следующий раз о ней вспомнить. При этом, Аллен рекомендует для дел длительностью меньше 5 минут просто сделать это дело и не парить себе мозг. Да, важный момент. Дела в принципе должны быть довольно простыми. Например, у меня сегодня в плане стоит «написать статью». Статью я могу написать за пару часов, цель понятна, трудозатраты разумны. Поэтому такая формулировка задачи корректна. А вот «написать роман» — уже нет. Роман лучше сделать проектом и разбить на небольшие подзадачи. Но об этом попозже.

Next. Некие следующие дела после дел Сегодня. Не имеют особых дедлайнов или высокой критичности — просто рутина, которую надо делать. Для меня именно этот раздел оказался совсем неочевидным, поэтому я его приспособил под справочные данные — в разделе Next я теперь собираю всевозможную базу линков и справочной информации.

Tomorrow. Тут все просто: задачи, которые запланированы на завтра. Например, у меня стоит в плане сегодня купить картридж для принтера. Но сегодня магазины закрыты, соответственно, я могу спокойно переставить задачу на завтра и забыть о ней.

Scheduled. Запланированные. В этот раздел попадут все задачи, у которых стоит дата начала, но она не сегодня и не завтра. Например, записаться к врачу в середине февраля. Сегодня эту задачу выполнять еще рано, а вот 12 (например) февраля — в самый раз. Ставим дату 12.02 и забываем про эту задачу. Сюда же попадают периодически повторяющиеся задачи. Например, купить подарок жене на день рождения.

Someday. Дела отдаленные или с неясными перспективами. У меня, например, такой задачей является классическое «выучить испанский язык». Да, мне бы хотелось. Но для работы мне пока он не нужен, а круг общения какой-то складывается не испаноязычный. Поэтому приоритет низкий, задача отправляется в Someday.

Waiting. Задачи, которые я кому-то делегировал и теперь моих активных действий тут не требуется — просто жду результатов. Имеет смысл на такие задачи поставить контрольную дату и периодически интересоваться прогрессом выполнения.

2) Важность. Стандартное «низкая», «средняя», «высокая». Я этим не пользуюсь (потому что через некоторое время такого ранжирования у нас получается, что вообще все дела высокой важности и ты снова не знаешь за что браться). Не пользуюсь, но возможность такая есть.

3) Проект. Логично задачи объединять в проекты. Проекты могут быть любыми. На работе — проекты, дома — тоже проекты. Ремонт в квартире — как раз такого рода проект, а внутри будет куча задач — от разработки идеи и дизайна до выбора исполнителя, закупки материалов и т.п. Одна задача может принадлежать только одному проекту.

 

4) Контекст. У Аллена контекст — это тот набор дел, которыми можно заниматься в текущих условиях. По его системе, вполне может быть контекст «в метро», «в самолете», «за рулем». Поэтому он оказавшись в самолете не вспоминает лихорадочно, что же он хотел сделать, а просто открывает соответствующий контекст и вот перед глазами все задачи, которые он может делать. У меня контексты не настолько детализированы, но тем не менее: Дом, Работа, Покупки, Звонки, Обучение, Отпуск, Бизнес-идеи, Компьютер/Интернет, Здоровье, Финансы, Досуг. Одна задача может иметь только один контекст.

5) Цель. Более глобальное нечто, может быть как у задач, так и у проектов. Я совсем недавно начал использовать цели и это больше похоже на достижения: получить «медаль» на работе, выиграть чемпионат мира и т.п.

6) Ключевые слова. Это просто поисковые тэги, которые облегчают поиск и фильтрацию задач. Поскольку их может быть несколько, можно удобно фильтровать и объединять задачи, которые до этого не удавалось объединить внутри проектов и контекстов.

А теперь самое главное — как с этим я работаю. Утро начинается с просмотра дел на сегодня. Напомню, туда попали дела, у которых стоит «закончить к» сегодняшней дате или же у них стоят «начать с» и тоже сегодняшняя дата.

Я оцениваю дела, попавшие на сегодня и понимаю, какие я сегодня буду делать, а какие — нет. Например, первой у меня стоит задача «Продлить членство в APICS». Иду, смотрю, сколько нонче стоит продлить членство? Ага, $125. Дороговато, причем пока явной пользы от этого членства у меня в жизни не появилось. Значит отодвигаю задачу на конец года — за это время, возможно, польза и появится. Перехожу к другой задаче — «внести показания счетчиков». Ее делать недолго, поэтому иду и делаю.

[…]

Самое главное — это продолжать вносить задачки и ранжировать их. А также с какой-то периодичностью проглядывать все контексты и фокусы — чтобы, во-первых, там всегда была актуальная информация по задачам, а во-вторых, чтобы на лету перепланировать какие-то задачи исходя их текущих приоритетов и условий. И это вполне можно делать в самолете.

 

PS Инструмент DoIT доступен со стационарных компьютеров, а также имеет мобильные клиенты для Android и iOS.

Реклама
Запись опубликована в рубрике Бизнес, Книги, Образование, Организация себя, Работа с метками , , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

w

Connecting to %s